Devo Holding

Onze oplossingenUw voordeelIn gebruik bij

Devo Holding

Devo Holding is een zelfstandige dochter van Duits-Nederlandse productiebedrijven van bouwgrondstoffen. Het credo van Devo Holding is ‘van bron tot bouwplaats’. Bedrijven uit de groep specialiseren zich in de productie van betonmortel en de productie, het transport en de handel in bouwgrondstoffen. De kracht van Devo is de grondstofreserve van haar aandeelhouders voor de komende dertig jaar. Dat biedt zekerheid en continuïteit. Daarnaast werken de bedrijven van Devo Holding voortdurend aan kennis en kwaliteit.
 
Aanleiding
Toen Martien den Boer medio 2010 begon bij Devo Holding trof hij een administratieve organisatie aan die niet optimaal draaide. Het toenmalige systeem, dat nog recentelijk was geïmplementeerd, bood te weinig functionaliteit om alle bedrijfsprocessen goed te ondersteunen. Men was teleurgesteld en gefrustreerd. 
 
“Dat was heel jammer”, aldus Den Boer, die als groepscontroller was aangesteld, “want de insteek was het realiseren van een aanzienlijke efficiencyslag. Omdat het systeem toen niet of nauwelijks geschikt was voor de verschillende orderprocessen en de specifieke kenmerken van de handel in bouwgrondstoffen, moesten we eigenlijk weer opnieuw beginnen.”
 
Oplossing
Omdat Martien den Boer al jaren werkte met ExSION Reporting, kende hij HBSoftware en was hij op de hoogte van de Dynamics Zand & Grind™ oplossing.
 
“Samen met HBSoftware en een team van mensen die hun schouders onder een tweede poging wilden zetten, zijn we in gesprek gegaan over onze eisen en wensen. Uiteindelijk wilden we de processen van de verschillende bedrijven binnen de groep zo efficiënt mogelijk integreren en optimaliseren. Er waren een aantal belangrijke aandachtspunten zoals veel varianten van het orderproces, het beheer van afspraken met klanten en leveranciers, loswallen op diverse locaties en verschillende activiteiten zoals handel en winning, maar ook rivieronderhoud”
 
“Al in het eerste gesprek werd duidelijk dat HBSoftware ruime ervaring had met ons soort handel en dat we met Dynamics Zand & Grind™ een goede basis hadden om onze doelstellingen alsnog te realiseren. We spraken af dat eventueel aanvullende functionaliteit niet als maatwerk geleverd zou worden, maar als goed afgebakende modules, die naast het standaardpakket in het versiebeheer zouden worden meegenomen.”
 
Specifiek bouwgrondstoffen
“Ik noem wat oplossingen uit Dynamics Zand & Grind™ die specifiek tegemoet komen aan onze activiteiten:
  • Het dagelijks inlezen in Dynamics Zand & Grind™ van alle leveringen vanuit de verschillende loswallen, die vervolgens direct worden gefactureerd. Hiervoor is een koppeling met de weegbrugsoftware gerealiseerd, waardoor er nu ook meer grip is op de voorraden.
  • Alle gegevens over onze leveringen zitten overzichtelijk bij elkaar in dossiers waardoor direct inzicht is in alle prijsafspraken, vrachtkosten, toeslagen, en nog te verwachten inkoopfacturen. Op elk moment weten we nu precies welke marge er wordt gerealiseerd.
  • Deze centrale registratie maakt nu ook het digitaal fiatteren van inkoopfacturen mogelijk. De procedure is eenvoudig en effectief, en het resultaat nagenoeg foutloos.
  • Ook hebben we het werken met eenheden zoals tonnen, vaste en losse mᶟ, uitgebreid met extra eenheden waarmee we de aanvullende diensten, zoals de verhuur van schepen, op dezelfde wijze kunnen vastleggen als bijvoorbeeld de levering van 1000 ton grind 16-32 vanuit een van onze laadplaatsen.”
Het is duidelijk dat Martien den Boer tevreden is met Dynamics Zand & Grind™, en hij is niet de enige: “de real time management informatie is een uitkomst voor onze afdeling verkoop én voor de directie. Met de koppeling tussen Excel en de Dynamics database kan je zelf elke rapportage maken die je wilt, ook ad hoc overzichten, dat is echt ideaal.”
 
Sure Step implementatie
Over de implementatie evenmin geen onvertogen woord bij Devo Holding. Bij opdracht werd een leveringstermijn van 3 maanden afgesproken met een strakke deadline. “Die Microsoft Sure Step implementatie methodiek die jullie gebruiken heeft zijn dienst bewezen,” aldus Den Boer, “een duidelijke indeling in projectfasen met heldere mijlpalen en een strakke verdeling van taken en verantwoordelijkheden. Ik geef toe dat het van onze organisatie ook best het nodige vroeg, maar uiteindelijk zorgt die projectdiscipline er wel voor dat de deadline gezamenlijk wordt bereikt. Een ander voordeel van deze betrokkenheid is, dat je draagvlak voor het nieuwe systeem creëert binnen de organisatie en dat was hard nodig gezien de ervaringen met onze vorige leverancier.”
 
Het resultaat
Op 6 januari 2011 is Devo Holding binnen de gestelde termijn met al haar bedrijven overgestapt op Dynamics Zand & Grind™. “De eerste facturen zijn diezelfde dag nog verzonden; we wisten niet wat ons overkwam,” aldus een enthousiaste Martien den Boer. “Inmiddels zijn we twee maanden operationeel. Alles loopt gesmeerd. We maken steeds meer gebruik van de mogelijkheden van het pakket en onze organisatie wordt steeds efficiënter. Het is nu al duidelijk dat Dynamics Zand & Grind™ Devo in ieder geval een aanzienlijke besparing op de arbeidskosten gaat opleveren, waardoor het waarschijnlijk binnen één jaar al weer is terugverdiend.”
 
 
Foto: Devo Holding - Cadenza