“Cementbouw is een van de grootste producenten van betonmortel in Nederland en richt zich daarnaast op de productie en handel in grondstoffen voor de bouw. Ook nemen wij voor een belangrijk deel de bijbehorende logistieke processen voor onze rekening.”
(quote van de website: www.cementbouw.nl )
Het hoofdkantoor van Cementbouw is in Cruquius, langs het water uiteraard, want dat is in de meeste gevallen onlosmakelijk verbonden aan de handel in grondstoffen. We zitten in het kantoor van groepscontroller Michel Witjes. Hij begon in 1998 als assistent-concern controller bij Cementbouw Handel & Industrie, dat toen nog onderdeel was van NBM Amstelland. Sinds 2003 maakt het deel uit van de multinational CRH, een van oorsprong Iers bedrijf met wereldwijd ruim 80.000 medewerkers.
“De samenwerking tussen HBSoftware en Cementbouw bestaat al sinds de jaren negentig,” weet Witjes zich te herinneren. “Rond 2001 was onze holding de eerste gebruiker van ExQL Reporting en in 2003 nam Bindmiddelen & Logistiek, het nieuwe Dynamics NAVsysteem, toen nog Navision, in gebruik.” Hij vult terloops nog even aan dat Cementbouw, naast de nodige schepen, dagelijks ook zo’n 150 silowagens op de weg heeft.
Dynamics Bouwstoffen
“Om met Dynamics NAV te beginnen,” vervolgt hij. “Wij hadden toen 4 doelstellingen: 1) één standaard systeem voor alle 11 bedrijven, 2) integratie van financiële-, logistieke- en plannings data, 3) automatische gegevens overdracht tussen de 11 bedrijven en 4) betere management informatie. Deze doelstellingen waren het resultaat van een uitgebreide inventarisatie die destijds door ons is uitgevoerd. Ten behoeve van de integratie is veel aandacht besteedt aan een centraal bestand met eenduidige stamgegevens zoals debiteuren, crediteuren, ritinformatie met laad- en losplaatsen gekoppeld aan artikelcodes enz. Dit bestand wordt nog steeds centraal beheerd. Het opschonen van alle oude bestanden heeft heel wat voeten in aarde gehad, maar het is wel de basis voor het succes van het huidige systeem.
Als een klant nu een bestelling afroept, dan wordt de rit ingepland. Deze krijgt een unieke code, waarna alle in- en verkooporders voor zowel het transportbedrijf als het verkopende Cementbouwbedrijf worden gegenereerd. Dus alle ‘inter company’ transacties worden automatisch in één keer afgehandeld. We hebben deze functionaliteit dan ook de ‘transactiemanager’ genoemd. Andere verbeteringen waren een beter uitgewerkte planning, een module voor silobeheer voor zowel eigen voorraad als die van derden én, zeer specifiek, functionaliteit voor het innemen van reststoffen van verbrandingsinstallaties. Daar krijgen wij namelijk een vergoeding voor, wat eindelijk de omgekeerde wereld is: een aankoop die een vordering oplevert of een verkoop die leidt tot een betalingsverplichting.” Het totale project heeft ons daarnaast ook instaat gesteld om het aantal administratieve Fte’s met 7 te reduceren.
Michel Witjes wijst er tijdens het gesprek ook op dat voor het slagen van het project het zeer belangrijk is geweest dat een aantal mensen er de schouders onder hebben gezet, zowel bij Cementbouw als bij HBSoftware.
ExSION Reporting
Voor de managementrapportages gebruikt Witjes ExSION Reporting. “Wij zijn een handelsbedrijf”, vervolgt hij, “je wilt continu, per week, per artikel, per klant per leverancier, per sector weten wat je doet. Hoeveel is er verkocht? Wat was de prognose? Hoe was het vorige jaar in dezelfde periode? Wat zijn mijn voorraad posities? Allemaal informatie die van belang is om zicht te houden op de bedrijfsvoering.
Omdat HBSoftware ook rapportage specialist is, wordt van te voren al rekening gehouden met je rapportage behoeften. Achteraf zie je de toegevoegde waarde pas van een dergelijke benadering, zeker als je met collega’s uit de branche praat die nog steeds worstelen met een goed informatie voorziening.”
ExQL Reporting
Michel Witjes doet ook de consolidatie voor Cementbouw b.v., de holding organisatie.
Hij was een van de eerste gebruikers van ExQL Reporting en nog steeds is hij er zeer enthousiast over. “ExQL is een ‘winning concept’, ik bedoel, consolidatie is uiteindelijk gewoon het toepassen van regels. Als je die met ExQL Reporting eenmaal hebt vastgelegd, dan doet het gewoon wat het moet doen. Geen overbodige complexiteit, consultatie & implementatie trajecten, onnodige upgrades of bijscholingen, geen lange wachttijden of dure consultants voor eenvoudige wijzigingen, het meeste is Excel dus je hebt als gebruiker alles zelf in de hand. Wij gebruiken het voor 50 rapporterende eenheden en we zijn altijd ‘in control’, dat wordt ons door externe consultants en banken vaak bevestigd.
Laatst kregen wij het verzoek of we onze twee jaarlijkse prognose, op basis van autonome groei, per bedrijf, op detail niveau konden uitbreiden naar vijf jaar. Dat had ik, met assistentie van een HBSoftware consultant, binnen 4 werkdagen voor elkaar. Probeer dat maar eens met een ander pakket!”