Op een winderige februaridag wachtte mij een gastvrij onthaal door Edwin Bernard, Financial Controller en Wouter Stil, applicatiebeheerder van Cebo Holland. Zij zijn de beide power users op het Navision systeem dat sinds 2004 in gebruik is.
De directe aanleiding voor een nieuw systeem destijds was de behoefte aan meer functionaliteit, vooral op het gebied van rapportages, en een betere borging van de continuïteit. Bij de keuze van de software is Cebo toen niet over één nacht ijs gegaan.
4 Pakketten werden uitvoerig geanalyseerd, maar niet de functionaliteit gaf uiteindelijk de doorslag, maar juist de opstelling van HBSoftware. “De nadruk lag bij HBSoftware vooral op samenwerking en oplossingsgerichtheid”, herinnert Wouter Stil zich. “Niet het product is de sleutel tot succes, maar de wijze waarop de eisen en wensen van de gebruikers er mee gerealiseerd kunnen worden, dat was toen de boodschap dacht ik”, aldus Stil, “en dat werd uiteindelijk de doorslaggevende factor”.
Sindsdien is er veel werk verzet. “Wij wilden een transparant systeem met een optimale integratie tussen de financiële- en logistieke processen” vertelt Bernard, “dat heeft er bijvoorbeeld toe geleid dat bij de uitlevering van een order, alle opvolgende boekingen, voorraad, verkoop, verzenden enz. automatisch plaats vinden, en ook nog eens alle gerelateerde kosten automatisch aan die order worden toegekend. Verder krijgt elke order een uniek nummer, waarmee op verschillende plaatsen in het systeem, alle gerelateerde transacties verzameld kunnen worden”. “Dat maakt de navigatie in het systeem zo makkelijk”, vult Stil aan, “elke gebruiker of afdeling kan zo vanuit het eigen menu alle relevante order informatie opvragen.”
“Een ander voorbeeld,” vervolgt Bernard, “bij elke prijswijziging, en dat gebeurt regelmatig bij grondstoffen of transport, worden alle kostprijzen automatisch doorgerekend. Het systeem is altijd actueel en je hebt geen naijl effecten. Dat is een belangrijke voorwaarde voor een goed functionerende werkvloer. Voor het management hebben we dan ExSION Reporting, met de mogelijkheid van real time rapportages in Excel, dus iedereen beschikt over actuele cijfers.”
In de loop van het gesprek wordt duidelijk dat het succes van deze implementatie inderdaad voor een groot deel is terug te brengen op de samenwerking tussen Cebo en HBSoftware. Eerst is de financiële module uitgebreid getest, waarna alles verder gefaseerd is ingevoerd. De organisatie moet tenslotte ook aan het nieuwe systeem kunnen wennen.
Bernard bevestigt dat Reporting, als toegevoegde waarde van HBSoftware, ook bij Cebo tot zijn recht is gekomen. ExSION Reporting wordt gebruikt voor een veelheid aan management rapportages, terwijl aan één van de deelnemende holdings met het HBSoftware product ExQL Reporting wordt gerapporteerd. “Dat is trouwens wel opvallend”, vervolgt Bernard, “bij ExQL Reporting ligt het accent meer op de inhoudelijke cijfers: kosten, balans, V&W Rekening en dergelijke, wat natuurlijk voor een financiële manager interessant materiaal is, terwijl de andere holding, die Amerikaans is, in haar rapportages veel meer het accent legt op omzet, marges en groeicijfers.”
We zijn inmiddels anderhalf uur verder. Bernard heeft al weer een volgende afspraak. Ik bedank hem voor zijn medewerking, ook bij het maken van de foto’s. Wouter Stil neemt me nog even mee voor een rondleiding en wat ExSION hoogtepunten uit zijn organisatie. Buiten waait de wind en het regent licht.