Een bezoek aan Vergeer Kaas is verrassend. Langs smalle wegen, waar je niet direct vrachtauto’s met kaasproducten verwacht, rijd je naar Reeuwijk. Midden in de polder ligt het dorp, maar niets wijst op de aanwezigheid van een bedrijf van het kaliber Vergeer Kaas. Dichterbij gekomen blijkt het enorme pand bijna naadloos over te gaan in de dorpscontour van Reeuwijk. Dat heeft men bereikt door een groot deel onder het maaiveld aan te leggen. Het complex drijft eigenlijk op het grondwater. Ook moet de argeloze bezoeker geen parallel trekken tussen het bedrijf en de rustieke omgeving. Vergeer Kaas is namelijk een dynamisch hightech bedrijf, toonaangevend op de markt waarop zij opereert, namelijk die van het rijpen, snijden, raspen en verpakken van kaas.
Het bedrijf startte in 1934 als handelsbedrijf. Theodorus Vergeer verkocht toen de kaas die zijn ouders maakten. Na bijna 75 jaar is Vergeer Kaas nog steeds een familiebedrijf. Diederik Vergeer, zoon van Leo Vergeer is nu Algemeen Directeur en zijn echtgenote, Hanneke Vergeer, is er management accountant. Voor dit gesprek is zij ook onze gastvrouw. Aan tafel schuiven verder aan Peter Verdonk, Hoofd Financiële Administratie en Arno Mouwen, directeur van 2-Control. Zij waren actief betrokken bij de inzet van ExSION.
Vergeer Kaas werkt sinds 2004 met Navision. Voor het maken van management rapportages gebruikte men aanvankelijk Cognos, “maar het ’s nachts overzetten van de data was niet erg praktisch en storingsgevoelig,” volgens Peter Verdonk. “De rapportages waren ook te statisch en het gebruik van de applicatie was erg specialistisch en niet flexibel genoeg. Het verdween geleidelijk op de achtergrond waardoor ook onze grip op de bedrijfsprocessen verminderde.” Een ongewenste situatie vond het management. Daarom werd Hanneke aangetrokken. Zij had al 6 jaar bij een van de vier grote accountantsorganisaties gewerkt.
“ Mijn opdracht was om snel inzicht te verschaffen in de operationele processen en de financiële impact ervan en deze vervolgens te vergelijken met de wijze waarop zij in Navision waren ingericht.” Hanneke sprak destijds regelmatig met Arno Mouwen, die bezig was met het evalueren en inrichten van de Navision autorisaties. 2-Control, het bedrijf van Arno, is een enthousiaste ExSION Partner en Arno had haar al snel overtuigd van de mogelijkheden van ExSION Reporting.
“ExSION is eigenlijk heel snel in gebruik genomen”, vervolgt Hanneke Vergeer, “ik ben zelf in maart begonnen en in augustus, direct na de installatie, hebben we de meeste Cognos modellen omgebouwd zodat we al heel snel operationele ExSION-rapportages hadden. Nu doen we de meest uiteenlopende rapportages met ExSION: de balans en V&W rekening, verkooprapportages per klant - artikelen per kg, omzet en marges- en ook heel veel ad-hoc overzichten, want met Excel kan je via ExSION door de hele database heen wandelen en data binnen seconden naar je werkblad halen.”
ExSION Analysis
Toch werd Hanneke geconfronteerd met een probleem waar vooral ExSION gebruikers met grote databestanden tegen aan kunnen lopen. Toen zij met 2000 artikelen en 2000 klanten een groepsgewijs overzicht wilde maken, werd het bestand te groot voor Excel. Gelukkig was Arno Mouwen op de hoogte van ExSION Analysis, een relatief eenvoudige manier om grote bestanden terug te brengen tot een voor Excel verwerkbaar aantal regels. Arno legt uit: “ExSION Analysis is een slimme manier om met behulp van de Navision module Analyseweergave grote hoeveelheden data te comprimeren en deze voor ExSION beschikbaar te stellen. Die beschikbaarheid is vergelijkbaar met de kubus uit een business intelligence systeem (BI). Gegevens kunnen op allerlei manieren met elkaar gecombineerd en gepresenteerd worden. De benodigde data voor de rapportages wordt automatisch door ExSION Publisher ‘klaargezet’, zodat de gebruiker daar geen omkijken naar heeft.”
“Arno en een ExSION-consultant hadden het probleem binnen één dag opgelost,” aldus Hanneke Vergeer. “Het is ook veel makkelijker dan BI omdat elke Excel gebruiker er mee kan werken.”
Het is duidelijk dat bij Vergeer Kaas, ExSION Reporting een nuttige plaats heeft ingenomen. Er is nu ook meer tijd om processen te optimaliseren en door analyses meer inzicht te krijgen in het bedrijf. Toch mooi als je als leverancier bij kunt dragen aan een dergelijk stukje Hollands Glorie, want dat is toch de categorie bedrijven waar Vergeer Kaas in thuis hoort.