Een van de opdrachten die Giel Rompelberg van Janssen de Jong Projectontwikkeling mee kreeg bij zijn aanstelling was het vervangen van het bestaande Exact systeem dat werd gebruikt voor de projectadministratie in combinatie met een groot aantal complexe spreadsheets voor rapportagedoeleinden. “Het kostte ons telkens dagen om de spreadsheets te vullen en te controleren om vervolgens te kunnen rapporteren over ondermeer de liquiditeitspositie en het onderhanden werk. Daarnaast was het niet flexibel. Het toevoegen van bijvoorbeeld een nieuw project leverde zo een paar uur werk op.” aldus Rompelberg.
De aldus gegenereerde informatie voorzag echter wel in een behoefte. Die werd meegenomen in een blauwdruk met eisen en wensen voor een nieuw systeem, aangevuld met de ervaring van Rompelberg met PROjEX bij zijn vorige werkgever Blauwhoed. “Hoewel ik goede ervaringen had met PROjEX, wilde ik toch wel weten welke applicaties er inmiddels voor onze branche worden aangeboden. Daarnaast wilde ik mijn collega’s de kans geven om zelf een beeld te krijgen van de beschikbare software op de markt. Het aanbod is echter nog steeds zeer beperkt. We kwamen tenslotte uit op drie mogelijke leveranciers, waarvan HBSoftware er een was.
De belangrijkste wensen uit onze blauwdruk waren dat we alle gegevens maar één keer hoefden in te voeren, één centrale database èn goede rapportage voorzieningen. Een prioriteit was ook dat wij de data uit Exact zouden kunnen overzetten op PROjEX. Op die wijze beschikken we over een aanzienlijke hoeveelheid historische gegevens, die we weer kunnen gebruiken als ervaringscijfers voor komende rapportages. Daarnaast lopen bepaalde projecten soms jaren, zodat data nog lang actueel blijft. HBSoftware bood al deze faciliteiten aan op één integraal Microsoft platform, voor een redelijke prijs en met voldoende flexibiliteit om daar waar nodig onze eigen methodiek toe te passen. Een ander groot voordeel is dat we bij HBSoftware alles bij één gespecialiseerde leverancier onderbrengen, dat is uniek naar mijn weten.
Inmiddels werken we dan op één database met centraal beheerde stamgegevens. Dat was fase 1 van de implementatie, die hebben we met HBSoftware binnen drie maanden afgerond, inclusief de conversie van de historische gegevens. Fase 2 is het operationeel maken van de PROjEX calculatiemodellen. Deze vervangen de complexe spreadsheets en leveren belangrijke toekomstgerichte informatie op. In het laatste kwartaal kunnen we ze testen waarna we per 1 januari 2009 met het hele systeem ‘live’ zijn”.
Voorlopig is Giel Rompelberg zeer tevreden. Niet alleen heeft hij dan binnen één jaar een volledig nieuw systeem voor creatieve, controlerende- en toekomstgerichte rapportages, maar ook ziet hij nieuwe ontwikkelingen met vertrouwen tegemoet. “ Het aantal partijen dat bij projectontwikkeling is betrokken groeit gestaag: aandeelhouders, samenwerkingspartners, financiers, overheden, de belastingdienst, belangengroepen, branche organisaties, enz. Zij moeten allen op hun eigen niveau regelmatig geïnformeerd worden over ontwikkelingen, realisaties en verwachtingen. Zonder een centraal ingericht systeem met adequate rapportage voorzieningen wordt dat een steeds moeilijkere, zo niet onmogelijke taak. Met PROjEX gaat ons dat wel lukken.”