Beter Bed Holding is actief op de Europese markt voor slaapcomfort met matrassen, boxsprings, bedbodems, slaapkamermeubelen etc. De activiteiten die voornamelijk detailhandel omvatten begonnen in de jaren 80 met de opening van twee winkels, maar zijn inmiddels uitgegroeid tot een organisatie met meer dan 1.000 vestigingen in Nederland, Duitsland, Spanje, Oostenrijk, Zwitserland, België en Polen. De omzet in 2008 bedroeg ruim 359 miljoen, met een bedrijfsresultaat (EBIT) als percentage van de omzet van 8,7% en een nettowinst van ruim 22 miljoen.
Duncan van Hoeve QC is Group Controller bij het beursgenoteerde Beter Bed Holding in Uden en een gebruiker van ExQL Reporting. Van Hoeve is onder andere verantwoordelijk voor de consolidatie, voor alle rapportages en de verdere informatievoorziening aan de Directie en de Raad van Commissarissen.
“Toen ik in 2000 bij de Holding begon, gebruikte ik in eerste instantie gewoon de bestaande Excel consolidatieset, maar al snel liep ik tegen de bekende problemen aan. Veel handmatige handelingen bij wijzigingen, vergelijkingen en bijvoorbeeld bij de invoer van budgetten. Naast het feit dat het allemaal erg arbeidsintensief was, vergrootte het ook de kans op fouten wat weer veel tijd kostte vanwege allerlei controles die ik moest uitvoeren.”
Na de beursgang in 1996 groeide de organisatie explosief van 12 tot de huidige 23 rapporterende eenheden. Het gebruik en het beheer van alle Excel documenten werd daardoor steeds nijpender. Van Hoeve vervolgt: “In 2002 ben ik al gaan zoeken naar betere consolidatie oplossingen. De grote namen waren gewoon te duur, maar de alternatieven lagen niet bepaald voor het oprapen.
In 2003 presenteerde HBSoftware bij ons ExQL Reporting. De pragmatische aanpak sprak mij direct aan.” Het kwam echter niet direct tot een implementatie. Door de economische omstandigheden ten tijde van de kennismaking met ExQL werd besloten de investering tijdelijk op te schorten. Begin 2005 werd het startsein gegeven. De uiteindelijke implementatie liep toch nog een half jaar vertraging op in verband met de overname van een beddenketen in Spanje. “Ook toen heb ik nog eens gekeken naar alternatieven op de markt, maar ExQL Reporting was voor ons nog steeds de oplossing met de beste prijs kwaliteit verhouding,” aldus Van Hoeve.
“Wat mij destijds erg aansprak was het gegeven dat ik mijn huidige Excel modellen kon blijven gebruiken, althans “aan de voorkant”, want zij moesten wel aangepast worden voor ExQL Reporting. Op zich was dat ook een goede exercitie want we hebben de functionaliteit, de controles en informatiecapaciteit toen behoorlijk uitgebreid. De hele implementatie heeft ongeveer drie maanden geduurd. Ik was er nauw bij betrokken, want ExQL biedt veel vrijheid bij de inrichting van het systeem. Bij de werkmaatschappijen is ExQL nooit een issue geweest. Voor hen bleef praktisch alles hetzelfde. Het feit dat je met ExQL Reporting geen extra hardware of infrastructuur nodig hebt, is natuurlijk een ijzersterk punt. Overal is Excel, e-mail en Internet beschikbaar, dus het gebruik, de acceptatie en de training zijn snel geregeld.”
Van Hoeve vervolgt: “We hebben onze licentie een jaar geleden uitgebreid met de automatische workflow. Alle werkmaatschappijen krijgen hun periodieke rapportages nu automatisch toegestuurd. Dat scheelt mij weer veel tijd. Ik ben zeer tevreden over ExQL Reporting. Je hebt er weinig omkijken naar, want het werkt altijd. Het is alleen wel eens lastig als je een rapportage wilt wijzigen. Het komt zo weinig voor, dat je echt weer moet nadenken over hoe het ook al weer moest. Verder maak ik voor analyses veel gebruik van de drill down functionaliteit; erg handig die details. Een bedrijf toevoegen is ook zeer eenvoudig, net zoals het verhangen van een bedrijf, al gebeurt dat bij ons weinig.”
Positieve geluiden over ExQL Reporting bij Beter Bed Holding. ExQL is een ideale oplossing voor holding organisaties vanaf 15 tot 20 werkmaatschappijen. Omdat het voortborduurt op bestaande Excel modellen, met de toevoeging van een centrale database en een geautomatiseerde workflow, gaat de consolidatiecyclus veel sneller en zijn de cijfers betrouwbaarder, terwijl de werkmaatschappijen nauwelijks merken dat er iets is veranderd.