Duurzame samenwerking Weleda en HBSoftware

Weleda is een farmaceutisch bedrijf dat natuurzuivere (zelfzorg) geneesmiddelen en lichaamsverzorgingsproducten produceert en verhandelt. Het hanteert daarbij de basisfilosofie: ‘In harmonie met mens en natuur’. Weleda is opgericht in 1923 en is nu actief in 56 landen. Wereldwijd werken er 1800 mensen voor Weleda.

Onno Rietveld is al 12,5 jaar verantwoordelijk voor de automatisering bij Weleda Nederland N.V.
Ongeveer 8 jaar geleden stapte het bedrijf over op Navision, dat nu door 70 mensen wordt gebruikt. Toen de leverancier van destijds besloot zich op een andere branche te gaan richten, was dat voor Onno een reden om zich te oriënteren op de diensten van een andere leverancier. Omdat HBSoftware bij hem al bekend was door het gebruik van ExSION Reporting kwam de nieuwe samenwerking snel tot stand.

Om thuis te raken in het systeem is de database eerst grondig geanalyseerd. Op basis daarvan is het maatwerk opgeschoond en voorzien van documentatie. Ook is een aantal hotfixes toegepast om de performance te verbeteren. Daarna werd een planning gemaakt waarin het tijdpad en de aanpak van de migratie naar een nieuwe versie werd vastgelegd.

Een eerste nieuwe functionaliteit was ExSION DFI. Met deze module van HBSoftware worden inkoopfacturen gescand en vervolgens ter fiattering aangeboden aan de verantwoordelijke budgethouders. Een eenvoudige maar effectieve functionaliteit waardoor het fysiek distribueren van documenten niet meer nodig is en het fiatteringsproces veel sneller is afgerond.
 
Vanaf 2008 is er gefaseerd gewerkt aan de migratie van Navision versie 3.6 naar versie 5.0, met als laatste fase de implementatie van de warehouse management- en productiemodule. In plaats van maar één generieke orderafhandeling is met het warehouse management een scheiding gemaakt tussen Retail, Groothandel en Acties. Nu zijn er drie plekken waar magazijnbonnen en facturen gescheiden geprint kunnen worden.
 
In combinatie met de nieuwe productiefunctionaliteit heeft de afdeling die verantwoordelijk is voor het maken van de cadeauverpakkingen en toonbankdisplays nu veel meer grip op het proces.
 
De samenwerking tussen Weleda en HBSoftware toont aan dat er altijd mogelijkheden zijn om met een andere partij verder te werken, mits daarvoor gezamenlijk de verantwoordelijkheid wordt genomen.
 
Intussen worden de plannen voor een nieuwe upgrade alweer uitgewerkt.